Registrazione
Se si è stati invitati a collaborare ad un progetto Datasite, si riceverá una email con link ed istruzioni per completare la registrazione.

REGISTRARSI TRAMITE L'E-MAIL DI INVITO

  1   Aprire l'e-mail di invito ricevuta da Datasite.

  2   Fare clic sul link ACCETTA/REGISTRATI (il link scade dopo 30 giorni).

  3   Comparirà un modulo da compilare. Nel campo Indirizzo e-mail, inserire l'e-mail a cui è stato ricevuto l'invito.

  4   Fare clic su Invia.

  5   Si riceverà un'altra e-mail con un nuovo link per l'Accesso immediato.
  
Caricare e pubblicare contenuti
 
Caricare contenuti
 
AGGIUNGERE UN ARCHIVIO

  1   Andare alla sezione Documenti.

  2   Fare clic su Aggiungi nella riga delle Azioni.

  3   Fare clic su Aggiungi archivio.

  4   Inserire il titolo dell'archivio.

  5   Selezionare "pubblicato" o "non pubblicato".

  6   Fare clic su Aggiungi.

 
CARICAMENTO: TRASCINARE I FILE

Selezionare uno o più file e cartelle dal desktop e trascinarli nella finestra del browser. Così facendo si aprirà la finestra del caricamento.
 
CARICAMENTO: SFOGLIARE E SELEZIONARE

  1   Nella scheda Documenti fare clic su Aggiungi nella riga delle Azioni.

  2   Fare clic su Carica.

  3   Fare clic su Sfoglia.

  4   Selezionare i file da caricare.

 
CARICAMENTO: FILE COMPRESSI

I file compressi possono essere caricati sia trascinandoli sulla finestra del browser, sia navigando nel sistema e selezionandoli. Scegliere una delle seguenti opzioni:

• Mantenere la struttura delle cartelle: i file vengono estratti senza alterare la struttura delle cartelle.
• Solo file: estrae i singoli file, rimuovendo la struttura delle cartelle.
• Mantenere il file compresso: la cartella potrà essere scaricata solo come file compresso.

 
SCEGLIERE LO STATO DI PUBBLICAZIONE

• Pubblicazione immediata: i contenuti sono a disposizione dei revisori, a meno che le autorizzazioni non siano impostate su "nascosto".
• Pubblicazione posticipata: i contenuti sono visibili solo agli amministratori di progetto e, una volta caricati, possono essere pubblicati in qualsiasi momento.

 
SCEGLIERE LE IMPOSTAZIONI DI AUTORIZZAZIONE

• Autorizzazioni ereditate: i contenuti mantengono le impostazioni di autorizzazione della cartella principale.
• Nascosto: per impostazione predefinita, i contenuti risulteranno nascosti ai revisori.

 
RIDURRE A ICONA LA FINESTRA DI CARICAMENTO

• Fare clic su Riduci per continuare a navigare sul sito durante il caricamento.
• Fare clic su Carica per riaprire la finestra.

 
Stato di pubblicazione
 
CHE COS'È LO STATO DI PUBBLICAZIONE?

• Pubblicato: il contenuto è a disposizione dei revisori, a meno che le autorizzazioni non siano impostate su "nascosto".
• Non pubblicato: visualizzabile solo dagli amministratori del progetto.

 
CAMBIARE LO STATO DI PUBBLICAZIONE DOPO IL CARICAMENTO

È possibile gestire lo stato di pubblicazione a livello di file, cartella o archivio.

  1   Selezionare uno o più file, cartelle o archivi tramite la casella corrispondente.

  2   Nel pannello Dettagli e azioni, fare clic su Pubblicato o Non pubblicato.
 
Ruoli e autorizzazioni
I ruoli servono a determinare l'accesso alla dataroom, mentre le autorizzazioni consentono di mantenere il controllo sui contenuti di un progetto.
 
Ruoli
TIPI DI RUOLI

Amministratore di progetto: ha pieno accesso e controllo della dataroom nel suo complesso. Gli amministratori di progetto hanno accesso alle schede dei documenti, autorizzazioni, utenti, statistiche, impostazioni e domande e risposte (se presente).
Revisore: invitato dall'amministratore di progetto. A seconda delle autorizzazioni, i revisori possono visualizzare, stampare o scaricare i documenti e accedere alla sezione domande e risposte (se presente).
Amministratore limitato: invitato dall'amministratore di progetto, che deve fornirgli le autorizzazioni del caso. Gli amministartori limitati possono caricare e modificare i contenuti all'interno di alcune o di tutte le cartelle.
 
CREARE UN RUOLO
  1   Andare alla scheda Autorizzazioni.

  2   Fare clic su Aggiungere ruolo nel pannello in alto.

  3   Digitare il nome del ruolo.

  4   Selezionare l'opzione per il download: Download del file originale o PDF filigranato.

  5   Fare clic su Salva.
 
DUPLICARE UN RUOLO

  1   Andare alla scheda Autorizzazioni.

  2   Cliccare sui tre puntini alla destra del ruolo desiderato.

  3   Selezionare Duplica.

  4   Selezionare nuovamente Duplica.

 
MODIFICARE UN RUOLO

È possibile rinominare, eliminare o modificare le impostazioni di download di un ruolo tramite il menu opzioni ad esso associato.
 
Autorizzazioni
 
IMPOSTARE LE AUTORIZZAZIONI DI UN CONTENUTO E LA PUBBLICAZIONE IMMEDIATA

Selezionare uno o più ruoli nel pannello a destra della sezione Autorizzazioni per visualizzarne le autorizzazioni. Espandere l'indice sulla sinistra per vedere le autorizzazioni per cartella o file.
  1   Per modificare le autorizzazioni, fare clic sul pulsante verde Modifica e cliccare su Live.

• Le autorizzazioni impostate a livello di archivio si ripercuoteranno su tutti i file e le cartelle. È possibile impostare diversi livelli di autorizzazione per le singole cartelle o file.
• I file e le cartelle con autorizzazioni diverse dalla cartella o dall'archivio principali verranno evidenziati in verde chiaro.

  2   Una volta impostate le autorizzazioni, fare clic su Salva.
 
 
IMPOSTARE LE AUTORIZZAZIONI DEI CONTENUTI E LE RELATIVE BOZZE
 
Selezionare uno o più ruoli dal pannello sulla destra per visualizzare le rispettive autorizzazioni.
  1   Per modificare le autorizzazioni, fare clic sul pulsante verde Modifica e cliccare su Bozza.

• Le autorizzazioni impostate a livello di archivio si ripercuoteranno su tutti i file e le cartelle. È possibile impostare diversi livelli di autorizzazione per le singole cartelle o file.
• I file e le cartelle con autorizzazioni in sospeso diverse da quelle della cartella o dall'archivio principali verranno evidenziati in verde chiaro.

  2   Fare clic su Salva per salvare le modifiche. Le modifiche vengono salvate nell'area Bozze di autorizzazione, ma non influenzano direttamente il progetto in corso.

• Il pulsante Pubblica consente agli amministratori di progetto di rendere pubbliche le modifiche in un clic.
• Annulla elimina tutte le modifiche in sospeso effettuate dall'ultimo aggiornamento della bozza.
• Elimina bozza annulla tutte le modifiche in sospeso.

 
 
TIPOLOGIE DI AUTORIZZAZIONE

• Nascosto: il contenuto è nascosto e non risulta visibile al revisore.
• Visualizzazione: il contenuto può essere visualizzato tramite l'apposito strumento per la visualizzazione di documenti.
• Stampa: il contenuto può essere visualizzato e stampato.
• Download: il contenuto può essere visualizzato online, stampato o scaricato, sia nel formato originale sia come PDF filigranato a seconda del tipo di download assegnato al ruolo.
• Gestione: l'accesso per la gestione può essere consentito a livello di cartella o di archivio, trasformando un revisore in amministartore limitato. In questo modo, l'utente potrà caricare o modificare i contenuti delle cartelle o degli archivi che gli sono stati assegnati.

 
FILE FILIGRANATI

Quando si seleziona l'opzione di download PDF filigranato, accanto alle autorizzazioni dei file comparirà l'icona di uno scudo.
 
 
Lanciare progetti ed invitare utenti
Lanciare un progetto
  1   Andare alla scheda Impostazioni.

  2   Fare clic su Stato del progetto e sul pulsante Avvia Progetto.

  3   Una volta lanciato, il progetto non può tornare allo stato precedente al lancio.

Invitare utenti

All'interno della scheda Utenti si possono invitare nuovi utenti cliccando sul primo pulsante in alto, Invita nuovi utenti. Da tale schermata é possibile inviare direttamente gli inviti, o creare bozze di invito da mandare in seguito.
É possibile rivedere o modificare i ruoli degli utenti selezionadoli.

STATI DEGLI UTENTI

Attivo: l'utente si è registrato e può accedere al progetto.
Disattivato: l'utente si è registrato ma non può più accedere al progetto.
Invitato: l'utente ha ricevuto l'invito via e-mail ma non si è ancora registrato.
Bozza: l'invito per l'utente è stato creato ma non ancora inviato.

INVITARE UTENTI

  1   Fare clic su Invita nuovi utenti.

  2   Inserire uno o più indirizzi e-mail. Se si inseriscono più indirizzi e-mail insieme, separarli con una virgola, un punto e virgola o uno spazio.

  3   Selezionare un ruolo.

  4   Selezionare la lingua dell'e-mail di invito. (Nota: l'impostazione riguarda solo le e-mail di invito di Datasite).

  5   Fare clic su Invia per inviare gli inviti immediatamente o su Salva come bozza per inviarli in un secondo momento.

MODIFICARE IL RUOLO DEGLI UTENTI

  1   Selezionare uno o più utenti tramite la casella corrispondente.

  2   Fare clic su Cambia ruolo nel pannello Dettagli e azioni sulla destra.

  3   Selezionare un ruolo (per creare un nuovo ruolo andare alla scheda Autorizzazioni).

  4   Fare clic su Salva.

INVIARE INVITI IN BOZZA

Tutti gli inviti salvati come bozze verranno nella sezione Utenti.
Per inviarli, selezionare uno o più utenti con stato "Bozza" e fare clic sul bottone Invia bozze/Invia di nuovo inviti nella barra in alto.
 
REINVIA INVITO

È possibile inviare nuovamente gli inviti anche agli utenti con stato "Invitato".

  1   Selezionare uno o più utenti con stato "Invitato" tramite la casella corrispondente.

  2   Fare clic su Invia bozze/Invia di nuovo inviti. In questo modo gli utenti selezionati riceveranno di nuovo l'e-mail di invito a Datasite.

  3   Fare clic su Invia.

RITIRA INVITO

È possibile annullare gli inviti inviati agli utenti con stato "Invitato".

  1   Selezionare uno o più utenti con stato "Invitato" tramite la casella corrispondente.

  2   Fare clic su Disattiva/Elimina/Rimuovi utenti.

Qualora l'utente avesse già ricevuto l'e-mail di invito, il link li reindirizzerà a un messaggio di "Invito scaduto".

ELIMINARE BOZZE

È possibile eliminare gli inviti agli utenti con stato "Bozza".

  1   Selezionare uno o più utenti con stato "Bozza" tramite la casella corrispondente.

  2   Fare clic su Disattiva/Elimina/Rimuovi utenti.

ATTIVAZIONE/DISATTIVAZIONE

È possibile attivare o disattivare gli utenti di un progetto tramite la sezione Utenti.
Quando un utente si registra per un progetto, per impostazione predefinita viene visualizzato come "Attivo". Modificandone lo stato da Attivo a Disattivato, gli si impedirà di accedere ulteriormente al progetto.

  1   Per procedere alla disattivazione, selezionare gli utenti con stato "Attivo" tramite la casella corrispondente.

  2   Fare clic su Disattiva/Elimina/Rimuovi utenti (gli amministratori di progetto non possono disattivarsi da soli).
Per riattivare un utente, è possibile selezionare uno o più utenti con stato "Disattivato" e fare clic su Attiva.

INVIARE MESSAGGI AGLI UTENTI

È possibile inviare messaggi agli utenti con qualunque stato (Attivo, Disattivato, Invitato, Bozza).

  1   Selezionare uno o più utenti tramite la casella corrispondente.

  2   Fare clic su Invia e-mail.

  3   Inserire il messaggio.

  4   Fare clic su Invia.

Gli utenti riceveranno l'e-mail da noreply@datasite.com