Guide de Démarrage Rapide

Une fois invité(e) à participer à un projet Datasite, vous recevrez un e-mail contenant un lien ainsi que des instructions pour finaliser votre inscription.

INSCRIPTION VIA L'E-MAIL D'INVITATION

  1   Ouvrez l'e-mail d'invitation que vous avez reçu de la part de Datasite.

  2   Cliquez sur le lien J'ACCEPTE / JE M'INSCRIS MAINTENANT (ce lien expirera dans 30 jours).

  3   Remplissez ensuite le formulaire d'inscription. Saisissez l'adresse e-mail à laquelle votre invitation a été envoyée dans le champ Adresse e-mail.

  4   Cliquez sur Soumettre.

  5   Vous recevrez un autre e-mail contenant un nouveau lien pour vous connecter.
 

Chargement et publication de contenu

 
AJOUTER UN ESPACE DE DONNÉES

  1   Accédez à l'index dans l'onglet Documents.

  2   Cliquez sur Ajouter contenu, dans la barre d’icônes, puis Ajouter un espace de données.

  3   Donnez un titre à l'espace de données.

  4   Choisissez le statut « publié » ou « non publié ».

  5   Cliquez sur Ajouter.
 
CHARGEMENT PAR GLISSER-DÉPOSER

Sélectionnez un ou plusieurs fichiers et dossiers, puis déposez-les dans la fenêtre de votre navigateur. Vous verrez alors s'afficher la fenêtre de chargement.
 
CHARGER VIA LA NAVIGATION

  1   Dans l'onglet Documents, cliquez sur Ajouter contenu, puis Charger dans la barre d’icônes.

  2   Cliquez sur Parcourir.

  3   Sélectionnez les fichiers à charger.
 
CHARGER DES FICHIERS  COMPRESSÉS- ZIPPÉS

Les fichiers zippés peuvent être chargés par glisser-déposer ou via la navigation. Choisissez l'une des options suivantes :

• Conserver la structure des dossiers : extrait les fichiers tout en conservant la structure des dossiers.
• Fichiers seulement : extrait des fichiers individuels et supprime la structure des dossiers.
• Conserver au format ZIP : le dossier ne pourra être téléchargé qu'au format ZIP d'origine.

 CHOISIR LE STATUT DE PUBLICATION

• Publier maintenant : le contenu est accessible aux utilisateurs, à moins que les droits d'accès soient définis en tant que masqués.
• Publier plus tard : le contenu est uniquement accessible aux administrateurs du projet. Il peut être publié à tout moment une fois le chargement terminé.

 PARAMÉTRER LES DROITS D'ACCÈS

• Utiliser les permissions du dossier de destination: appliquer les permissions du dossier destinataire sur les nouveaux documents.
• Défini sur masqué : le paramètre par défaut associé aux utilisateurs est Masqué.

 RÉDUIRE LA FENÊTRE DE CHARGEMENT

• Cliquez sur Réduire pour continuer à explorer le site pendant le chargement.
• Cliquez sur Charger pour ouvrir à nouveau la fenêtre de chargement.

 
Statut de publication
 
PRÉSENTATION DU STATUT DE PUBLICATION

• Publié : accessible aux utilisateurs, à moins que les droits d'accès au contenu soient définis en tant que masqués.
• Non publié : uniquement accessible aux administrateurs du projet.

 
MODIFIER LE STATUT DE PUBLICATION APRÈS LE CHARGEMENT

Gérez le statut de publication au niveau de l'espace de données, du dossier ou du fichier.

  1   Cochez la ou les cases correspondantes pour sélectionner un ou plusieurs espaces de données, dossiers ou fichiers.

  2   Dans le volet « Détails et actions », cliquez sur Publier ou Retirer la publication.
 

Rôles et droits d'accès

Les rôles déterminent l'accès aux espaces de données, tandis que les droits d'accès vous permettent de contrôler le contenu de votre projet.
 

Rôles

TYPES DE RÔLES

Administrateur de projet : dispose d'un accès et d'un contrôle total sur tout l'espace de données ; a accès aux onglets Documents, Droits d'accès, Utilisateurs, Analyses, Paramètres et Questions / Réponses (si activés).
Utilisateur : invité par l'administrateur du projet ; peut visualiser, imprimer ou télécharger des documents (selon ses droits d'accès) et accéder aux Questions / Réponses (si activées).
Gestionnaire : invité par l'administrateur du projet et autorisé à gérer les droits d'accès ; peut charger et modifier le contenu de certains dossiers ou tous.
 
CRÉER UN RÔLE

  1   Accédez à l'onglet Permissions.

  2   Cliquez sur Ajouter un rôle dans le volet « Choisir les rôles à vérifier ».

  3   Nommez le rôle.

  4   Sélectionnez l'option de téléchargement : « Téléchargement du fichier natif » ou « PDF avec filigrane ».

  5   Cliquez sur Ajouter.

 
DUPLIQUER UN RÔLE

  1   Dans le volet « Choisir les rôles à vérifier », cliquez sur le menu des options d'un rôle.

  2   Sélectionnez Dupliquer.

  3   Cliquez à nouveau sur Dupliquer.

 
MODIFIER UN RÔLE

Vous pouvez renommer, supprimer ou modifier les options de téléchargement d'un rôle via le menu d'options associé à celui-ci.
 
Permissions
 
PARAMÉTRER LES DROITS D'ACCÈS AU CONTENU ET PUBLIER IMMÉDIATEMENT

Sélectionnez un ou plusieurs rôles dans le volet « Choisir les rôles à vérifier » afin d'afficher les droits d'accès. Développez l'index sur la gauche afin de visualiser les droits d'accès par dossier et fichier.
  1   Pour modifier les droits d'accès, cliquez sur le bouton vert Modifier, puis en direct.

• Les droits d'accès définis au niveau de l'espace de données affectent tous les dossiers et fichiers. Vous pouvez définir des niveaux de droits d'accès différents pour chaque dossier ou fichier.
• Les dossiers ou fichiers disposant de droits d'accès différents de l'espace de données ou du dossier parent sont surlignés en vert clair.

  2   Une fois les droits d'accès paramétrés, cliquez sur Enregistrer.
 
 
PARAMÉTRER LES DROITS D'ACCÈS AU CONTENU – BROUILLONS
 
Sélectionnez un ou plusieurs rôles dans le volet de droite afin d'afficher les droits d'accès.
  1   Pour modifier les droits d'accès, cliquez sur le bouton gris Modifier, puis Brouillon.

• Les droits d'accès définis au niveau de l'espace de données affectent tous les dossiers et fichiers. Vous pouvez définir des niveaux de droits d'accès différents pour chaque dossier ou fichier.
• Les dossiers ou fichiers disposant de droits d'accès en attente différents de l'espace de données ou du dossier parent sont surlignés en vert clair.

  2   Cliquez sur Mettre le brouillon à jour pour enregistrer les modifications. Ces dernières sont enregistrées dans la zone « Droits d'accès aux brouillons », mais ne sont pas prises en compte dans la version en ligne du projet.

• Le bouton Publier le brouillon permet aux administrateurs de projet d'appliquer immédiatement toutes les modifications en ligne.
• Annuler la mise à jour efface les modifications en attente apportées au brouillon depuis le dernier enregistrement.
• Effacer le brouillon supprime toutes les modifications en attente.

 
 
MASQUÉ, VISUALISATION, IMPRESSION, TÉLÉCHARGEMENT, GESTION

• Masqué : le contenu est complètement masqué et n'est pas accessible aux utilisateurs.
• Visualisation : le contenu peut être consulté dans la visionneuse de documents.
• Impression : le contenu peut être visualisé et imprimé.
• Téléchargement : le contenu peut être visualisé en ligne, imprimé et téléchargé dans son format natif ou en tant que PDF avec filigrane.
• Gestion : les droits de gestion sont accordés au niveau de l'espace de données ou du dossier. Un utilisateur devient gestionnaire dès lors qu'on lui attribue des droits de gestion. Il peut ainsi télécharger ou modifier du contenu à l'intérieur des espaces de données ou des dossiers spécifiés.

 
FICHIERS AVEC FILIGRANE

Une icône bouclier apparaît en regard de tous les droits d'accès si « PDF avec filigrane » a été sélectionné dans les options de téléchargemen
 Lancement de projet et invitation d'utilisateurs

Lancer votre projet

  1   Accédez à l'onglet Paramètres.

  2   Cliquez sur « Statut du projet », puis sur le bouton « Lancer le projet ».

  3   Une fois le projet lancé, il n'est pas possible de revenir en arrière.
 

Inviter des utilisateurs