Registrierung
Nachdem Sie zu einem Datasite-Projekt eingeladen wurden, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link und Anweisungen, um die Registrierung abzuschließen.

 ÜBER DIE EINLADUNGS-E-MAIL REGISTRIEREN

   1   Öffnen Sie die Einladungs-E-Mail, die Sie von Datasite erhalten haben.

   2   Klicken Sie auf den Link ICH STIMME ZU/JETZT REGISTRIEREN (der Registrierungslink läuft nach 30 Tagen ab).

   3   Füllen Sie das Registrierungsformular aus, das sich öffnet. Im E-Mail-Adressfeld geben Sie bitte die E-Mail-Adresse an, an die Ihre Einladung gesendet wurde.

   4   Klicken Sie auf Senden.

   5   Sie erhalten eine weitere E-Mail mit einem neuen Link für die Anmeldung.  
  
Inhalte hochladen und veröffentlichen
 
 EINEN DATENRAUM HINZUFÜGEN

   1   Öffnen Sie die Registerkarte Dokumente.

   2   Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf Datenraum hinzufügen.

   3   Geben Sie einen Namen für den Datenraum ein.

   4   Wählen Sie „Veröffentlicht“ oder „Nicht veröffentlicht“ als Status.

   5   Klicken Sie auf Speichern.

 
 HOCHLADEN: DRAG-AND-DROP

 Wählen Sie mindestens eine(n) Desktop-Datei oder -Ordner aus. Bewegen Sie diese(n) per Drag-and-Drop in das Fenster des Browsers. Das Upload-Fenster startet dadurch automatisch.
 
 HOCHLADEN: DURCHSUCHEN UND AUSWÄHLEN

   1   Öffnen Sie den Datenraum in der Registerkarte Dokumente und klicken Sie auf Hinzufügen und dann Hochladen.

   2   Klicken Sie auf Durchsuchen.

   3   Wählen Sie die Dateien zum Hochladen aus.

 
 HOCHLADEN: KOMPRIMIERTE DATEIEN

 Komprimierte Dateien können Sie sowohl per Drag-and-Drop als auch über die Suche und Auswahl auf Ihrem Computer hochladen. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

• Ordnerstruktur beibehalten: Dateien werden extrahiert, aber die Ordnerstruktur wird beibehalten.
• Nur Dateien: Einzelne Dateien werden extrahiert und die Ordnerstruktur wird entfernt.
• Als ZIP behalten: Ordner können nur als originale, komprimierte Dateien heruntergeladen werden.

 
 VERÖFFENTLICHUNGSSTATUS WÄHLEN

• Jetzt veröffentlichen: Prüfer haben Zugriff auf Inhalte, es sei denn diese Inhalte wurden über die Einstellungen ausgeblendet.
• Später veröffentlichen: Nur Projektadministratoren haben Zugriff auf die Inhalte. Die Inhalte können zu einem beliebigen Zeitpunkt nach dem Hochladen veröffentlicht werden.

 
 BERECHTIGUNGSEINSTELLUNGEN WÄHLEN

• Berechtigungseinstellungen des Ziels beibehalten: Berechtigungseinstellungen des ursprünglichen Ordners werden beibehalten.
• Ausblenden: Standardmäßig sind Inhalte für Prüfer ausgeblendet.

 
 UPLOAD-FENSTER MINIMIEREN
 

• Klicken Sie auf Minimieren, um auf der Seite zu navigieren, während der Upload läuft.
• Klicken Sie auf Hochladen, um das Upload-Fenster wieder zu öffnen.

 
 Veröffentlichungsstatus
 
 WAS IST DER VERÖFFENTLICHUNGSSTATUS?

• Veröffentlicht: Prüfer sehen den Status, es sei denn diese Information wird über die Einstellungen ausgeblendet.
• Nicht veröffentlicht: Nur Projektadministratoren sehen den Status.

 
 VERÖFFENTLICHUNGSSTATUS NACH DEM HOCHLADEN ÄNDERN

 Verwalten Sie den Veröffentlichungsstatus auf Datenraum-, Ordner- oder Dateiebene.

   1   Wählen Sie eine(n) oder mehrere Datenräume, Ordner und Dateien über die entsprechenden Kontrollkästchen aus.

   2   Wählen Sie Veröffentlichen oder Veröffentlichung aufheben im Feld „Details und Aktionen“ aus.
 
Rollen und Berechtigungen
Während Rollen den Zugang zum Datenraum bestimmen, können Sie mithilfe der Berechtigungen festlegen, wer welchen Zugang zu den Inhalten innerhalb Ihres Projekts hat.
  
Rollen
DIE VERSCHIEDENEN ROLLEN

• Projektadministrator: Projektadministratoren haben uneingeschränkten Zugriff auf und uneingeschränkte Kontrolle über den gesamten Datenraum. Projektadministratoren haben Zugang zu den Registerkarten Dokumente, Berechtigungen, Benutzer, Analytik, Einstellungen und Q&A (falls aktiviert).
• Prüfer : Prüfer werden von Projektadministratoren eingeladen. Prüfer können Dokumente ansehen, drucken oder herunterladen (je nach Berechtigung) und auf den Q&A-Bereich zugreifen (falls aktiviert).
• Nutzer mit Verwaltungsrechten: Manager werden von Projektadministratoren eingeladen und erhalten Verwaltungsberechtigungen, um als Manager zu fungieren. Manager können Inhalte in einigen oder allen Ordnern hochladen und bearbeiten.

 
 EINE ROLLE ERSTELLEN

   1   Gehen Sie in die Registerkarte Berechtigungen.

   2   Klicken Sie auf Rolle hinzufügen im Feld „Rollen zur Überprüfung auswählen“.

   3   Geben Sie einen Namen für die Rolle ein.

   4   Wählen Sie eine Download-Option: „Herunterladen einer nativen Datei“ oder „PDF-Datei mit Wasserzeichen“.

   5   Klicken Sie auf Hinzufügen.

 
 EINE ROLLE DUPLIZIEREN

   1   Klicken Sie auf das Optionsmenü einer Rolle im Feld „Rollen zur Überprüfung auswählen“.

   2   Wählen Sie Duplizieren.

   3   Klicken Sie erneut auf Duplizieren.

 
 EINE ROLLE BEARBEITEN

 Über das Optionsmenü einer Rolle können Sie die Rolle umbenennen oder löschen und die Download-Optionen für die Rolle ändern.
 
 Berechtigungen
 
 INHALTSBERECHTIGUNGEN FESTLEGEN UND SOFORT VERÖFFENTLICHEN
 Wählen Sie mindestens eine Rolle im Feld „Rollen zur Überprüfung auswählen“ aus, um Berechtigungen anzuzeigen. Erweitern Sie das Verzeichnis auf der linken Seite, um Berechtigungen nach Ordner und Datei anzuzeigen.

   1   Klicken Sie auf die grüne Schaltfläche Live bearbeiten, um Berechtigungen zu ändern.

• Berechtigungen, die auf Dateiraumebene festgelegt wurden, werden für alle Ordner und Dateien übernommen. Sie können verschiedene Berechtigungsebenen für einzelne Ordner oder Dateien festlegen.
• Eine hellgrüne Markierung zeigt an, dass es Ordner oder Dateien gibt, deren Berechtigungen von denen des übergeordneten Datenraums oder Ordners abweichen.

  2   Nachdem Sie die Berechtigungseinstellungen festgelegt haben, klicken Sie auf Speichern.
 
 
 INHALTSBERECHTIGUNGEN FESTLEGEN UND ALS ENTWURF SPEICHERN
 
 Wählen Sie im rechten Feld eine oder mehrere Rollen aus, um Berechtigungen anzuzeigen.
   1   Klicken Sie auf die graue Schaltfläche Entwurf bearbeiten, um Berechtigungen zu ändern.

• Berechtigungen, die auf Dateiraumebene festgelegt wurden, werden für alle Ordner und Dateien übernommen. Sie können verschiedene Berechtigungsebenen für einzelne Ordner oder Dateien festlegen.
• Eine hellgrüne Markierung zeigt an, dass es Ordner oder Dateien gibt, deren ausstehende Berechtigungen von denen des übergeordneten Datenraums oder Ordners abweichen.

  2   Klicken Sie auf Entwurf aktualisieren, um die Änderungen zu speichern. Diese Änderungen werden im Bereich „Entworfene Berechtigungen“ gespeichert und spiegeln sich nicht in laufenden Projekten wider.

• Über die Schaltfläche Entwurf veröffentlichen können Projektadministratoren alle Änderungen sofort umsetzen.
• Die Option Aktualisierung abbrechen verwirft die ausstehenden Änderungen, die seit der letzten Aktualisierung des Entwurfs gemacht wurden.
• Die Option Entwurf verwerfen verwirft alle ausstehenden Änderungen.

 
 AUSGEBLENDET, ANSICHT, DRUCKEN, HERUNTERLADEN, VERWALTEN

• Ausgeblendet: Der Inhalt ist komplett verborgen und nicht sichtbar für den Prüfer.
• Ansicht: Der Inhalt kann angezeigt werden.
• Drucken: Der Inhalt kann angezeigt und gedruckt werden.
• Herunterladen: Der Inhalt kann online angezeigt, gedruckt und heruntergeladen werden, entweder in seinem ursprünglichen Format oder als PDF mit Wasserzeichen.
• Verwalten: Zugang mit Verwaltungsberechtigung auf der Datenraum- oder Ordnerebene. Durch Verwaltungszugang wird ein Prüfer zum Manager. Personen mit dieser Rolle können in den festgelegten Datenräumen und Ordnern Inhalte hochladen oder bearbeiten.

 
 DATEIEN MIT WASSERZEICHEN
 Wenn in den Download-Optionen „PDF-Datei mit Wasserzeichen“ ausgewählt wurde, erscheint ein Schild-Symbol neben allen Dateiberechtigungen.
  
 
 Projekt starten und Benutzer einladen

   1   Rufen Sie die Registerkarte Einstellungen auf.

   2   Klicken Sie auf „Projektstatus“ und „Projekt starten“.

   3   Nachdem das Projekt gestartet wurde, können Sie es nicht mehr in den Zustand vor dem Start versetzen.
  

 BENUTZERSTATUS

• Aktiv: Der Benutzer hat sich schon einmal eingeloggt hat Zugriff auf das Projekt.
• Deaktiviert: Der Benutzer war einmal aktiv, kann aber nicht mehr auf das Projekt zugreifen.
• Eingeladen: Der Benutzer hat eine Einladung per E-Mail erhalten, sich aber noch nicht registriert oder eingeloggt.
• Entwurf: Eine Einladung wurde erstellt, sie wurde jedoch noch nicht an den Benutzer gesendet.

 BENUTZER EINLADEN

   1   Klicken Sie auf Benutzer einladen.

   2   Geben Sie mindestens eine E-Mail-Adresse ein. Trennen Sie einzelne E-Mail-Adressen mit einem Komma, Semikolon oder Leerzeichen.

   3   Wählen Sie eine Rolle aus.

   4   Wählen Sie die Sprache für die Einladungs-E-Mail. (Beachten Sie bitte, dass diese Einstellung nur für die Datasite-Einladung gilt.)

   5   Klicken Sie auf Senden, um die Einladungen sofort zu verschicken, oder auf Als Entwurf speichern, um sie später zu verschicken.


 BENUTZERROLLEN ÄNDERN

   1   Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer über die entsprechenden Kontrollkästchen aus.

   2   Klicken Sie auf der rechten Seite im Feld „Details und Aktionen“ auf Bearbeiten.

   3   Wählen Sie eine Rolle aus. (Um eine neue Rolle zu erstellen, gehen Sie zur Registerkarte „Berechtigungen“.)

   4   Klicken Sie auf Speichern.

 EINLADUNGSENTWURF SENDEN

• Alle Einladungen, die „Als Entwurf gespeichert“ wurden, werden im Bereich „Einladungsverwaltung“ gespeichert.
• Um Entwürfe zu senden, wählen Sie einzelne oder mehrere Benutzer mit dem Status „Entwurf“ aus und klicken Sie auf Einladung senden.

EINLADUNG ERNEUT SENDEN

 Sie können Einladungen erneut an Benutzer mit dem Status „Eingeladen“ versenden.

   1   Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer mit dem Status „Eingeladen“ über die entsprechenden Kontrollkästchen aus.

   2   Klicken Sie auf Einladung erneut senden. Benutzer erhalten dann die gleiche E-Mail-Einladung zu Datasite.

   3   Klicken Sie auf Senden.


 EINLADUNG ZURÜCKNEHMEN
 Sie können Einladungen an Benutzer mit dem Status „Eingeladen“ zurückziehen.

   1   Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer mit dem Status „Eingeladen“ über die entsprechenden Kontrollkästchen aus.

   2   Klicken Sie auf Einladung zurücknehmen.

 Falls der Benutzer die E-Mail-Einladung bereits erhalten hat, sieht dieser beim Aufrufen des Links nun die Botschaft „Einladung abgelaufen“.

 ENTWURF VERWERFEN
 Sie können Einladungen erneut an Benutzer mit dem Status „Entwurf“ versenden.

   1   Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer mit dem Status „Entwurf“ über die entsprechenden Kontrollkästchen aus.

   2   Klicken Sie auf Entwürfe verwerfen.

 AKTIVIEREN/DEAKTIVIEREN
 Im Abschnitt „Benutzerverwaltung“ können Sie Benutzer in Ihrem Projekt aktivieren oder deaktivieren.
 Wenn Benutzer sich für ein Projekt registrieren, erhalten sie automatisch den Status „Aktiv“. Den Status eines Benutzers von „Aktiv“ zu „Deaktiviert“ zu ändern, bedeutet, dass dieser Benutzer keinen Zugriff mehr auf das Projekt hat.

   1   Um einen Benutzer zu deaktivieren, wählen Sie einen oder mehrere Benutzer mit dem Status „Aktiv“ über die entsprechenden Kontrollkästchen aus.

   2   Klicken Sie auf Deaktivieren. (Falls Sie der Projektadministrator sind, können Sie sich nicht selbst deaktivieren.)

 Sie können Benutzer erneut aktivieren, indem Sie einen oder mehrere Benutzer mit dem Status „Deaktiviert“ auswählen und auf Aktivieren klicken.

 NACHRICHTEN AN BENUTZER SENDEN
 Sie können Nachrichten an alle Benutzer senden, unabhängig von deren Status (Aktiv, Deaktiviert, Eingeladen, Entwurf).

   1   Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer über die entsprechenden Kontrollkästchen aus.

   2   Klicken Sie auf E-Mail senden.

   3   Geben Sie eine Nachricht ein.

   4   Klicken Sie auf Senden.


 Benutzer erhalten die Nachricht als E-Mail von DatasiteOne: noreply@datasite.com.